En quoi un logiciel de facturation améliore-t-il le recouvrement ?

Le logiciel de facturation est L’outil dont doit disposer toute entité à but lucratif. Il simplifie la vie d’entreprise en facilitant les nombreuses tâches de gestion et permet un gain de temps considérable. Lié à un logiciel de recouvrement, le logiciel de facturation vous garantit une pérennité de votre activité. Focus sur ces deux logiciels.

Définition et fonction du logiciel de facturation

Le logiciel de facturation est un outil qui aide l’entreprise dans la gestion de ses factures et ses tâches administratives. Avec cet outil, on peut créer des factures, faire des devis, les envoyer à chaque client, faire leur archivage et les intégrer dans la comptabilité. Même si le logiciel de facturation n’est pas obligatoire il reste indispensable quand vos facturations de vente sont récurrentes. Comme cité en haut, l’édition et la transmission des factures sont parmi les nombreuses fonctionnalités du logiciel de facturation, mais pas que. Cet outil a évolué et propose d’autres paramètres complets pour gérer intégralement tout le processus de facturation. Cela inclut :

  • La création d’une fiche client avec toutes les informations utiles les concernant.
  • L’édification et la gestion des devis.
  • La modification des devis en facture.
  • Le suivi des factures et leurs intégrations automatisées dans le système de gestion.
  • L’établissement d’un tableau de bord.

Il convient de s’équiper d’un logiciel de facturation dès que le modèle économique de l’entreprise est mis en place. Il permet de rénover la gestion de l’entreprise (micro-entrepreneur, autoentrepreneur, petites entreprises…), mais aussi de réduire le Fonds de Roulement ou BFR. 

Les avantages d’utiliser un logiciel de facturation

En plus de la réduction du BFR et de rehausser la trésorerie de l’entreprise, le logiciel de facturation présente 5 grands avantages non négligeables :

  1. Centraliser toutes les fiches clients

C’est un des premiers atouts à utiliser ce logiciel. Vous pouvez réunir toutes les données de vos clients à savoir : raison sociale, taux de TVA applicable, adresse, numéro TVA, condition de paiement et condition tarifaire, etc. Tout cela répertorié dans des fiches paramétrables. Cela permet à l’entreprise d’assurer l’unicité des informations. 

     2. Limiter le risque d’erreur

Automatiser le processus de facturation permet aussi de restreindre considérablement le risque d’erreur sur ces quelques points :

  • Le taux de TVA : il s’applique en fonction du service/produit vendu et du client.
  • L’emploi des fiches clients : toutes les informations sont collectées et les fiches paramétrables sont mises à jour automatiquement.
  • Le calcul des montants à payés : HT et TTC s’appliquent selon les quantités et les conditions tarifaires négociées au préalable.
  • L’application d’une remise, si besoin.

La traçabilité de chaque étape du processus dans le logiciel de facturation évite tout oubli de facturation ou d’encaissements.

     3. Être conforme aux dispositions légales

Pour s’assurer de procéder dans un cadre légal sans passer par la veille juridique, le logiciel de facturation est un outil indispensable. Il permet de :

  • Suivre les mentions légales obligatoires applicables à la facturation : taux de TVA, délai de paiement, identification de l’entreprise, date d’émission…)
  • Respecter les règles en termes de numérotation de facture (numéro unique et en ordre chronologique).
  • Sauvegarder et archiver les factures avec une option de stockage en cloud.

       4. Gagner du temps

Avec le logiciel de facturation, vous gagnez du temps précieux et pouvez vous concentrer sur la partie commerciale. Ce gain de temps est tangible grâce à ces diverses fonctionnalités du logiciel :

  • La création automatique des documents utiles tels que les devis, les bons de commande, les bons de livraison, les factures, etc. 
  • L’accès aux documents dématérialisés avec des informations quasi instantanées.
  • La possibilité de transformer rapidement les documents (facture, devis…). 
  • La synchronisation du logiciel de facturation avec le logiciel de gestion comptable.
  1. Garantir une meilleure gestion

Les logiciels de facturation récents possèdent une option « client ». Cette interface logiciel permet de suivre le recouvrement de créance et ainsi de l’automatiser. Ce logiciel est capable de piloter les factures impayées en envoyant une alerte. Vous pouvez aussi effectuer un envoi de mail automatique pour rappel au client. Le logiciel avec intégration de recouvrement permet également d’établir des codes de facturation et obtenir des statistiques sur les ventes, la transformation des devis, la fréquence des commandes, etc. C’est donc un outil qui contribue à l’activité commerciale de votre entreprise. 

L’utilisation d’un logiciel de facturation est donc une nécessité pour l’entreprise en pleine croissance. Avec la fonction recouvrement de créance, c’est un outil complet pour développer votre entreprise. 

Les avantages d’un logiciel de recouvrement

Il faut savoir que 57 % des dirigeants de petites et moyennes entreprises subissent des retards dans leurs paiements. Les principaux enjeux d’un paiement en retard sont la suppression des financements bancaires, la soustraction du développement de l’entreprise ou pire, la faillite. Pour limiter cette perte et maintenir votre chiffre d’affaires à niveau, le logiciel de recouvrement de créances s’impose comme véritable tendance de marché. Le logiciel de recouvrement présente divers avantages :

  • La réduction des délais de paiement. C’est la meilleure option pour améliorer sa trésorerie en diminuant les risques d’impayés et éviter le retard de paiement et en incitant les clients à payer avant l’échéance. Tout cela avec ce logiciel de relance efficace et personnalisable.
  • La possibilité d’avoir une bonne visibilité sur l’encours client. Le logiciel de recouvrement permet de connaître l’encours client. Cela se fait par une visibilité globale (tableau de bord) et une visibilité détaillée (fiche client).
  • La sécurité du niveau de trésorerie. Le logiciel de recouvrement permet d’optimiser la trésorerie des PME pour toutes leurs ressources financières. Que ce soit pour des investissements, un appel de financement extérieur ou les dividendes à octroyer aux associés et les primes donner aux employés.
  • La structure et l’automatisation de la relance client. Avec le logiciel de recouvrement, le service comptable peut évaluer le risque client et cerner le profil payeur, établir l’envoi des relances de créances, gérer les mauvais payeurs et remercier les bons payeurs. 
  • L’amélioration de l’image de marque. La communication instaurée avec le client est plus qualitative. L’automatisation du processus assure un contact régulier et cordial avec chaque client. Et enfin, la relance personnalisée permet au client d’être contacté selon ses préférences, selon le moyen de communication et la fréquence qu’il souhaite. 

Logiciel de facturation et logiciel de recouvrement : 2 outils complémentaires

Ces 2 logiciels assurent donc la bonne gérance de votre trésorerie et constituent un logiciel complet. Les logiciels de recouvrement et de facturation combinés offrent d’une part la fréquence des encaissements et d’autres, la possibilité de régler à temps les impayés. Pour bénéficier de conseils pratiques pour choisir votre logiciel de facturation vous pouvez visiter ce lien : https://www.compte-pro.com/choisir-son-logiciel-de-facturation. 

La loi incite les entreprises à s’équiper des logiciels tels que Sage, Ciel compta… pour diminuer les manques à gagner. Chez compte-pro.com, c’est un comparatif des meilleurs logiciels pour vous aider dans votre choix.

Posted on: octobre 12, 2021, by :

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